Quels documents demander à un locataire ?
Le 08 Avr. 2022
Vous êtes le propriétaire ou gérant d'un logement (maison individuelle, appartement ou studio) que vous envisagez de mettre en location ? La loi vous permet d'exiger certains documents auprès des candidats locataires afin d'élire le meilleur dossier.
Vous avez des doutes sur la nature des pièces que vous pouvez réclamer ? Voici tout ce que vous devez savoir à ce sujet, ainsi que quelques conseils avant de signer le contrat de bail !
Une liste de documents précise
Avant de signer le contrat de bail, vous pouvez demander à tous les candidats à la location de vous fournir un certain nombre de justificatifs. Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe la liste des pièces que tout bailleur (propriétaire ou agent immobilier) est en droit de demander.
La majorité de ces documents concerne l'identité ou le niveau de revenu des futurs locataires.
Liés à l'identité du candidat locataire
La loi vous permet de demander aux futurs locataires de vous fournir une copie de pièce d'identité à insérer dans le dossier locatif. La pièce en question doit être en cours de validité et comporter la photographie de son titulaire.
Il peut s'agir de l'un des documents suivants :
- La carte nationale d'identité française ou étrangère,
- Le passeport français ou étranger,
- Le permis de conduire français ou étranger,
- La carte de séjour.
Liés à la situation professionnelle
Outre les justificatifs liés à l'identité du candidat, le propriétaire-bailleur peut exiger un ou plusieurs documents attestant des activités professionnelles de ce dernier :
- Le contrat de travail pour les salariés,
- Le certificat de scolarité ou une carte d'étudiant en cours de validité pour les étudiants,
- La copie de la carte professionnelle pour les professions libérales,
- La copie du certificat d'identification INSEE pour les indépendants,
- L'extrait K ou Kbis du registre de commerce datant de moins de 3 mois pour les entreprises commerciales,
- L'extrait D1 original du registre des métiers datant de moins de 3 mois pour les artisans.
En dehors des pièces que nous venons d'énumérer, la loi permet au locataire de fournir à son bailleur tout document récent pouvant attester de son activité professionnelle.
Liés au niveau de revenus
Vous pouvez demander un ou plusieurs justificatifs à votre futur locataire afin d'avoir une idée sur ses ressources.
Qu'il s'agisse d'une location vide ou meublée, les justificatifs de revenus admis dans un dossier de location sont les suivants :
- Les 3 dernières fiches de paie,
- Un justificatif de paiement des indemnités de stage,
- Un justificatif de versement des indemnités de retraite, pensions, prestations sociales et familiales,
- Un avis d'attribution de bourse (si le locataire est un étudiant boursier),
- Les 2 derniers bilans comptables pour les travailleurs non-salariés,
- Une pièce justificative des revenus fonciers, de revenus de valeurs et capitaux mobiliers ou de rente viagère.
Liés au domicile du demandeur
En tant que bailleur d'une location vide ou meublée, vous avez le droit d'exiger un justificatif de domicile à votre candidat locataire pour compléter son dossier de location.
Un seul des documents suivants peut ainsi être réclamé :
- Les 3 dernières quittances de loyer,
- Une attestation délivrée par le bailleur précédent ou son mandataire, certifiant que le locataire est à jour vis-à-vis de ses charges et loyers,
- Une attestation d'élection de domicile,
- Une attestation sur l'honneur de l'hébergeant confirmant que le futur locataire réside à son domicile,
- Le dernier avis de taxe foncière ou le titre de propriété de la résidence principale,
- Le dernier ou avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition en France.
Cependant, il est important de préciser que vous devez choisir un ou plusieurs documents dans cette liste de pièces autorisée. Il n'est donc pas question de demander à vos locataires de vous fournir tous les documents indiqués dans le décret du 5 novembre 2015.
Pourquoi exiger ces documents ?
La loi vous autorise à demander des documents justificatifs de nature variée (identité, adresse, activité professionnelle, niveau de ressources, etc.) pour des raisons bien précises. La mise en location d'une maison ou d'un appartement attire en effet plusieurs potentiels locataires qui déposent leurs dossiers de candidature.
Les pièces exigées vous permettent de sélectionner les bonnes candidatures parmi la multitude de dossiers de location déposés. L'objectif final de cette formalité est de s'assurer de l'identité et de la solvabilité des candidats.
Cet ensemble de documents vous permettra de retenir le locataire le plus sérieux et le plus solvable. C'est un moyen sûr d'éviter le phénomène de loyers impayés et donc, par extension, de faciliter la gestion locative.
À noter : l'État vous donne le droit de réclamer les mêmes documents au garant du locataire qui se porte caution afin de vous assurer qu'il est également solvable.
Les documents que l'on ne peut réclamer
Bien que vous soyez autorisé d'exiger certains documents au locataire ou à la personne qui se porte caution (c'est-à-dire le garant), vous ne pouvez toutefois pas revendiquer n'importe quelle pièce.
La loi interdit formellement aux bailleurs d'imposer des documents autres que ceux qui figurent sur la liste des pièces autorisées. Vous n'avez ainsi pas le droit de réclamer à vos potentiels locataires des documents tels que :
- Les documents bancaires (RIB, relevé de compte, attestation de tenue de compte, etc.),
- La carte vitale ou carte d'assuré social,
- L'extrait du casier judiciaire du candidat locataire,
- Le contrat de mariage ou l'attestation de vie commune,
- Le dossier médical du futur locataire,
- Une photo d'identité autre que celle qui apparaît sur l'une des pièces d'identité du locataire,
- Une attestation de loyer signée par le bailleur précédent,
- Un mandat cash ou un chèque à titre de réservation ou de garantie de l'appartement,
- Plus de deux bilans lorsque le locataire est un travailleur indépendant.
Le fait d'exiger un document à un locataire sans tenir compte de la liste légale constitue une infraction punie par la loi. Le contrevenant encourt en effet une amende pouvant atteindre 3 000 euros pour une personne physique et 15 000 euros pour une personne morale.
Les documents à demander au locataire pour un investissement immobilier à destination locative sont strictement définis et encadrés par l'État.
Cette liste de pièces permet au propriétaire d'effectuer le bon choix de locataire et être sûr que son loyer sera régulièrement versé. En revanche, il ne peut réclamer des documents qui n'ont pas été listés par la loi au titre des documents exigibles, sous peine d'être sanctionné.
